UOC

La UOC quería poner en marcha su Proyecto de Prácticas Virtuales en las Aulas y para ello requería de una herramienta que cumpliera una serie de funcionalidades identificadas; Gestión de actividad y planificación, Comunicación, Gestión Documental, Colaboración y Evaluación.

Por este motivo llevó a cabo un Benchmarking para contrastar las diversas herramientas testeadas versus cada uno de los requerimientos mencionados, y esto los llevó a la elección de la herramienta de Microsoft Teams.

El Proyecto de Prácticas Virtuales en las Aulas disponía de las siguientes partes a implementar:

• Estrategia de adopción
  • Elaboración de Casos de Uso en base a unos grados de inmersión.
  • Sesiones conjuntas entre la gestión de Proyectos, los Docentes y NexTReT.
  • Elaboración de la guía de traslación de los escenarios a la solución basada en MS Teams.
  • Recursos para la auto formación publicados en un portal.

• Integración con el ecosistema de herramientas de la UOC
  • Derivar de los escenarios las necesidades de integración, creación de grupos, copia entre semestres, asignación de usuarios…
  • Aplicar políticas de retención y eliminación de datos.
  • Instaurar un conjunto de etiquetas y directivas de nombres para los grupos creados.
  • Documentación de cómo el resto de herramientas de la UOC deben integrarse, vía Microsoft Graph con Microsoft 365 para la creación automatizada de los grupos de Teams con las plantillas definidas.

• Servicio de soporte y mantenimiento

El proyecto ha pilotado la solución con 16 asignaturas y unos 1000 estudiantes.

Desde NexTReT, se ha implementado un entorno de trabajo basado en Microsoft Teams.

Los motivos por los que se eligió Microsoft Teams son los siguientes:

• Alineación con las funcionalidades integradas.
• Herramientas de comunicación síncrona y asíncrona.
• Espacios de edición en colaboración.
• Trazabilidad de las evidencias e interacciones.
• Avisos y notificaciones.
• Permite incorporar Google Drive.
• Herramienta propia y completa para gestionar proyectos.
• Capacidad de integración de herramientas de terceros.
• Incorpora una gran variedad de integraciones, a destacar las de Gestión de Proyectos; Trello y Asana, pero también GitHub…
• Gamificación.
• Herramienta multi dispositivo.
• Interfaces en catalán.
• Sistema de traducción automática de los comentarios.

Para el proyecto, se ha definido un marco hacia el alcance en la aplicación y su uso, se han creado entornos de Preproducción y Producción y se ha generado Documentación Técnica Específica y Formación para PAI y PAS.

El alcance incluye los casos de uso que la UOC había identificado para realizar Prácticas Virtuales donde se pueda llevar a cabo:

• La realización de tareas y actividades reales en un entorno formativo.
• La aproximación al entorno real a través de material audiovisual.
• La recreación de un contexto de trabajo online real.

Estos casos de uso trasladados a Microsoft Teams Education se ven representados en los diferentes tipos de Equipos de Teams posibles; Clase, Docentes, PLC y Otros.

Para definir los entornos que el profesorado de la UOC solicita, se han definido plantillas basadas en los tipos de Equipos Clase y Docentes por las prestaciones que llevan asociadas.

La creación de las plantillas personalizadas, ha permitido tener un entorno de trabajo estándar y homogéneo, pero a la vez bastante personalizado en base a los requerimientos de los docentes, que permitirá que se pueda disponer de estos equipos de trabajo de una forma rápida.

Se han creado dos entornos de trabajo, uno de Preproducción, donde el equipo de Proyectos y de Gestión del Cambio y los docentes, han podido validar todas las soluciones propuestas, y otro de Producción, donde se llevan a cabo las Prácticas Virtuales.

También, se han llevado a cabo sesiones de formación de las herramientas de M365 y Microsoft Teams Education y sus tipos de equipos, con los aplicativos y las configuraciones que lleva cada uno de ellos.  Como resultado de estas formaciones, se ha generado una documentación audiovisual, puesta al alcance de la UOC, con el fin de ser tratada como material auto formativo para aquellas nuevas incorporaciones.

Para automatizar la creación de espacios de Prácticas Virtuales, se ha creado un espacio tipo market, vía API Graph de Microsoft y vía Scripting PowerShell, que permitirá a aquellos docentes que quieran trabajar con la herramienta dentro del aula, lo puedan hacer mediante el espacio de herramientas del aula.

Para llevar a cabo la automatización se documentó e hicieron ejemplos de cómo se puede usar el propio Microsoft Graph para autenticarse y crear grupos de Teams, aplicar plantillas, gestionar permisos, incorporar documentación y generar toda la información necesaria para que los estudiantes empiecen a utilizar la herramienta.

La solución también se puede aplicar para prácticas no virtuales, las cuales requieren de entornos profesionales de trabajo. El mercado laboral ha convertido Microsoft Teams en una herramienta indispensable en entornos de trabajo a distancia, híbridos o presenciales.

A nivel tecnológico y estratégico:

• Microsoft Teams le ofrece una plataforma de trabajo en constante evolución tecnológica que le asegurará el no quedarse atrás y el poder integrar una gran cantidad de aplicaciones de terceros con las que a día de hoy trabaja la UOC y con aquellas que irán interactuando en el futuro.
• Microsoft Teams Education está muy orientado al entorno docente, por lo tanto, existen muchas sinergias con las formas de trabajar de los docentes de la UOC y las posibilidades que ofrecen estos equipos.
• El gobierno que incorpora Microsoft Teams, con su gestión de directivas, permite aquellos ajustes que las asignaturas requieren en función de la orientación que se quiera dar a las clases.

A nivel docente:

• Repensar y sistematizar la metodología a partir de un nuevo entorno tecnológico: riqueza de la reflexión compartida entre equipo docente, equipo eLInC y equipo Tecnología.
• Una tecnología más estable, más potente y con más funcionalidades adaptadas anuestras necesidades específicas (ganancia clara con relación a la tecnología anterior).
• Un entorno de trabajo virtual profesional y buena usabilidad (aprendizaje auténtico, conectado a la realidad)
• Un entorno tecnológico flexible, que permite que estudiantes de diferentesasignaturas y programas trabajen de manera colaborativa en el mismo espacio virtual.
• Más autonomía tecnológica para estudiantes y docentes: pueden configurar (co-crear) más aspectos y funcionalidades del entorno virtual de trabajo.

Caso 1: Prácticas Virtuales en Comunicación

Profesoras: Amàlia Creus e Ines Martins

Contexto: Prácticas curriculares en 3 titulaciones oficiales (Grado de Comunicación, MU Social Media: Gestión y Estrategia, MU Estrategia y Creatividad en Publicidad, MU Comunicació Corporativa, Protocolo y Eventos)

¿Qué es L’Agència? Una agencia virtual de comunicación donde los estudiantes de diferentes titulaciones del ámbito de la comunicación realizan las prácticas curriculares desarrollando proyectos profesionales en colaboración ambas organizaciones del tercer sector.

• Desde el año 2011: + 400 estudiantes, +70 entidades del tercer sector, + 150 proyectos.
• 5 semestres con MS Teams: 20 estudiantes por semestre (media).

Caso 2: Trabajo grupal

Profesor: Vicente Peñarroja

Contexto: Trabajo en equipo en el AC. El alumnado debe analizar las claves para que un equipo sea exitoso y participar en una negociación para resolver un conflicto.

• 584 estudiantes de los grados: ADE, Turismo, Relaciones Laborales y Empleo, Gestión de la Administración Pública y Marketing e Investigación de Mercados
• 2 asignaturas → un equipo por aula, un total de 10 equipos (y sub-agrupaciones por aula)
• 1 semestre en uso.

«La UOC ha requerido el acompañamiento y el apoyo para la selección e implantación de una solución para las asignaturas que requieren de funcionalidades extras dentro del aula de docencia.
La solución escogida, Microsoft Teams, se orienta muy bien para disponer de una herramienta profesionalizadora, la cual está especializada con trabajo colaborativo y se beneficia de formar parte de la suite Office 365 de Microsoft, donde permite el uso de otras soluciones de la misma suite de forma integrada y nativa.»

Jordi Duran, Jefe de proyectos UOC