Solución:
Automatización de procesos
Tecnología:
Nintex y Microsoft
Chiesi
Automatización de procesos para la gestión laboral de empleados
El Grupo Chiesi es una compañía farmacéutica multinacional con sede en Parma, fundada en 1935 que opera en España desde el 1995. Su objetivo es ser un grupo internacional enfocado a la investigación, que desarrolla y ofrece soluciones farmacéuticas innovadoras y de valor añadido destinadas a mejorar la calidad de vida de las personas.
Su necesidad
Con más de 250 empleados y en constante crecimiento, la transformación digital era clave para Chiesi España. Por ello, necesitaba agilizar los procesos de incorporación, modificación de datos y bajas de los empleados para optimizar el ciclo de vida de las personas en la organización.
Los Departamentos de TIC y de Personas, que disponían de toda la información del empleado a través de diferentes documentos y aplicaciones de forma distribuida, decidieron utilizar Nintex Workflow, sobre Microsoft SharePoint, para automatizar sus procesos. Para implementarla contactaron con NexTReT, partner especializado en ambas tecnologías.
Nuestra solución
La propuesta consistió en el análisis y la definición de flujos, la óptima implementación y formación para su posterior autogestión. El proceso de incorporación de un empleado, se ha optimizado para que en su primer día laboral ya disponga de todo lo necesario. El Departamento de Personas crea el perfil del trabajador a través de un formulario en el sistema, y éste automáticamente, y mediante alertas, envía todas las peticiones de requerimientos (ordenador, acceso a aplicaciones, adquisición de vehículo, tarjetas, etc.) a los diferentes departamentos y sistemas. El control aumenta ya que todas las tareas quedan pendientes hasta que se completan.
La actualización de datos también se agiliza ya que es el propio empleado quien introduce directamente las modificaciones y de manera automática se envía una notificación del proceso de aprobación. Incluso en una baja médica, el empleado realiza una fotografía de su parte médico y con su dispositivo móvil lo incorpora al sistema, que lo detecta y lo envía directamente al Departamento de Personas.
Finalmente, la desvinculación se automatiza al fin de la relación contractual y bloquea todos los accesos y permisos al respecto.
Resultado
Chiesi ahora dispone de una base de datos de información del empleado unificada y de un proceso automatizado de gestión del empleado, en el que el proceso de alta se ha reducido de 21 a 7 días laborales. La solución implementada, de rápido ROI y sin necesidad de una inversión adicional en infraestructura, permite obtener un mayor tiempo de productividad y poder monitorizar en tiempo real el estado de cada uno de sus procesos.
“La implantación de flujos de trabajo nos permite una gestión en tiempo real, un incremento de nuestra productividad y eficiencia así como un mayor control de los procesos”, Josep A. Fructuoso, Responsable de aplicaciones, Chiesi España