Chiesi

Amb més de 250 empleats i en constant creixement, la transformació digital era clau per a Chiesi España. Per això, necessitava agilitar els processos d’incorporació, modificació de dades i baixes dels empleats per a optimitzar el cicle de vida de les persones en l’organització.

Els Departaments de TIC i de Persones, que disposaven de tota la informació de l’empleat a través de diferents documents i aplicacions de forma distribuïda, van decidir utilitzar Nintex Workflow, sobre Microsoft SharePoint, per a automatitzar els seus processos. Per a implementar-la van contactar amb NexTReT, partner especialitzat en totes dues tecnologies.

La proposta va consistir en l’anàlisi i la definició de fluxos, l’òptima implementació i formació per a la seva posterior autogestió. El procés d’incorporació d’un empleat, s’ha optimitzat perquè en el seu primer dia laboral ja disposi de tot el necessari. El Departament de Persones crea el perfil del treballador a través d’un formulari en el sistema, i aquest automàticament, i mitjançant alertes, envia totes les peticions de requeriments (ordinador, accés a aplicacions, adquisició de vehicle, targetes, etc.) als diferents departaments i sistemes. El control augmenta ja que totes les tasques queden pendents fins que es completen.

L’actualització de dades també s’agilita ja que és el propi empleat qui introdueix directament les modificacions i de manera automàtica s’envia una notificació del procés d’aprovació. Fins i tot en una baixa mèdica, l’empleat realitza una fotografia del seu comunicat mèdic i amb el seu dispositiu mòbil l’incorpora al sistema, que el detecta i l’envia directament al Departament de Persones.

Finalment, la desvinculació s’automatitza a la fi de la relació contractual i bloqueja tots els accessos i permisos sobre aquest tema.

Chiesi ara disposa d’una base de dades d’informació de l’empleat unificada i d’un procés automatitzat de gestió de l’empleat, en el qual el procés d’alta s’ha reduït de 21 a 7 dies laborals. La solució implementada, de ràpid ROI i sense necessitat d’una inversió addicional en infraestructura, permet obtenir un major temps de productivitat i poder monitorar en temps real l’estat de cadascun dels seus processos.

“La implantació de fluxos de treball ens permet una gestió en temps real, un increment de la nostra productivitat i eficiència així com un major control dels processos”, Josep A. Fructuoso, Responsable d’aplicacions, Chiesi España