Solución: Automatización inteligente de procesos
Tecnología: Microsoft
Almirall
Workflow de aprobaciones del Publications Committee
Almirall ofrece medicamentos y dispositivos médicos en Europa, EE. UU. y otros países gracias a un amplio programa de investigación y desarrollo. Es una empresa líder en dermatología médica y comprometida con la Responsabilidad Social Corporativa; cuidando el impacto ambiental y social.
Su necesidad
El Comité de Publicación (Publications Committee) es el encargado de decidir qué documentos conteniendo información sujeta a propiedad intelectual de Almirall pueden hacerse públicos en congresos, medios de comunicación, publicaciones, etc.
Así pues, se requería de un flujo de trabajo que permitiera generar solicitudes y conseguir las aprobaciones de los grupos implicados en función de la actividad o proyecto.
Los requerimientos iniciales que se definieron fueron:
- Existencia de un aprobador final que pudiera conocer las aportaciones de los aprobadores y dar la aprobación/denegación final.
- Posibilidad de delegación automática si no hubiese respuesta en el plazo especificado.
- Configuración del número de días después de los que, si un aprobador no respondía a una petición, recibía un recordatorio por correo electrónico.
- Permitir establecer excepciones ante un hecho que inicialmente requiriese la aprobación de todos los aprobadores implicados.
- Solución compatible tanto con SharePoint online como con SharePoint on-premise.
Nuestra solución
Utilizando los formularios y workflows nativos de SharePoint maquetados a medida, se pueden generar solicitudes, generar tareas, enviar notificaciones y hacer delegaciones.
Con la incorporación de las listas de SharePoint, un administrador del workflow puede configurar los diferentes elementos que definen el ámbito; como proyectos, días para el envío automático de notificaciones, delegados o aprobadores por proyectos, es decir, se asigna a cada solicitud una serie de metadatos que permitirán localizar, priorizar y ver su estado.
Cada miembro del Comité de Publicaciones recibirá notificaciones y podrá dar por válida la publicación o rechazarla adjuntando sus comentarios para que el autor proceda a la revisión de los contenidos. Una vez todos los miembros del Comité de Publicaciones hayan dado su consentimiento a la publicación el responsable del comité tendrá la última decisión al respecto.
Resultado
Se dispone de un sistema eficiente que mejora notablemente el tiempo de respuesta a las solicitudes de publicación de información sometida a propiedad intelectual. Se dispone de un panel en el que se resumen todas las solicitudes que hay en curso, en qué punto del flujo de trabajo se encuentran y de quién o quiénes depende que la solicitud avance.