Solució: Automatització intel·ligent de processos

Tecnologia: Microsoft

Almirall

Workflow d’aprovacions del Publications Committee

Almirall ofereix medicaments i dispositius mèdics a Europa, els EUA i altres països gràcies a un ampli programa de recerca i desenvolupament. És una empresa líder en dermatologia mèdica i compromesa amb la Responsabilitat Social Corporativa; cuidant l’impacte ambiental i social.

La seva necessitat

El Comitè de Publicació (Publications Committee) és l’encarregat de decidir quins documents contenint informació subjecta a propietat intel·lectual d’Almirall poden fer-se públics en congressos, mitjans de comunicació, publicacions, etc.

Així doncs, es requeria d’un flux de treball que permetés generar sol·licituds i aconseguir les aprovacions dels grups implicats en funció de l’activitat o projecte.

Els requeriments inicials que es van definir van ser:

  • Existència d’un aprovador final que pogués conèixer les aportacions dels aprovadors i donar l’aprovació/denegació final.
  • Possibilitat de delegació automàtica si no hi hagués resposta en el termini especificat.
  • Configuració del nombre de dies després dels que, si un aprovador no responia a una petició, rebia un recordatori per correu electrònic.
  • Permetre establir excepcions davant un fet que inicialment requerís l’aprovació de tots els aprovadors implicats.
  • Solució compatible tant amb SharePoint online com amb SharePoint on-premise.

Solució

Utilitzant els formularis i workflows nadius de SharePoint maquetats a mesura, es poden generar sol·licituds, generar tasques, enviar notificacions i fer delegacions.

Amb la incorporació de les llistes de SharePoint, un administrador del workflow pot configurar els diferents elements que defineixen l’àmbit; com a projectes, dies per a l’enviament automàtic de notificacions, delegats o aprovadors per projectes, és a dir, s’assigna a cada sol·licitud una sèrie de metadades que permetran localitzar, prioritzar i veure el seu estat.

Cada membre del Comitè de Publicacions rebrà notificacions i podrà donar per vàlida la publicació o rebutjar-la adjuntant els seus comentaris perquè l’autor procedeixi a la revisió dels continguts. Una vegada tots els membres del Comitè de Publicacions hagin donat el seu consentiment a la publicació el responsable del comitè tindrà l’última decisió sobre aquest tema.

Resultat

Es disposa d’un sistema eficient que millora notablement el temps de resposta a les sol·licituds de publicació d’informació sotmesa a propietat intel·lectual. Es disposa d’un panell en el qual es resumeixen totes les sol·licituds que hi ha en curs, en quin punt del flux de treball es troben i de qui depèn que la sol·licitud avanci.