Tecnología:

Microsoft Sharepoint Online
Azure App Service
Power Automate
API Management
Azure Functions
Integración con firma Digital y gestión documental
Power BI

BSM

Digitalización del Proceso de Autorización a menores en eventos en la Anella Olímpica

BSM es una empresa del Ayuntamiento de Barcelona que nació en 2002 con el objetivo de unificar en una sola sociedad la prestación de servicios municipales.

Actualmente, las actividades que gestiona BSM son variadas e incluyen desde aspectos relacionados con la movilidad, hasta la gestión de instalaciones de referencia dedicadas a la cultura, el ocio y la biodiversidad.

El reto

BSM quería agilizar el proceso de control de acceso de menores de 16 años a los acontecimientos organizados en la Anella Olímpica que gestionan ellos mismos, dado que, por ley, las personas menores de 16 años tienen prohibida la entrada a locales de ocio, excepto cuando se realicen actuaciones en directo y vayan acompañadas de progenitores o tutores, presentando una autorización del tutor legal y un documento de identificación tanto del menor como del acompañante del menor.

Para facilitar el cumplimiento de esta normativa, BSM decidió digitalizar el proceso de autorización necesaria para permitir la entrada de los menores y abrir la posibilidad de hacer este trámite de manera telemática.

BSM buscaba agilizar el proceso de control de acceso y evitar la prohibición de entrada a menores con personas que ya tienen las entradas.

Solución

BSM disponía de un formulario digital para que uno de los padres, madres o tutores del menor pudiera cumplimentar y así iniciar el proceso de firma electrónica.

NexTReT, vía APIRest, hizo comunicar el formulario digital con la plataforma Sharepoint (Microsoft 365). Esta plataforma fue configurada y desarrollada como un backoffice con un site de Microsoft Sharepoint Online donde se guardan todas las solicitudes que se reciben a través de la web.

A través de Sharepoint y la plataforma de firma digital se envía la documentación que tiene que firmar padre, madre o tutor/a. Una vez firmada, automáticamente se envía un correo electrónico con un código QR, que es el que se tendrá que enseñar el día del acontecimiento, junto con la entrada.

También se desarrolló una APP para la lectura de códigos QR y validación de solicitudes.  Se proporcionó el mantenimiento correctivo, adaptativo y evolutivo para nuevas funcionalidades de la herramienta.

Con la herramienta de Power BI se generan los informes resumen de cada acontecimiento que se hace a la Anella Olímpica.

Beneficios

BSM con el desarrollo de los formularios digitales ha podido agilizar el proceso de control de acceso de los menores de 16 años y simplificar el proceso de autorización por parte de los tutores legales, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes sobre el acceso de menores a locales de ocio.

También permite mejorar la eficiencia de BSM en la hora de gestionar y almacenar los datos gracias a la integración con Microsoft Sharepoint Online y el CRM de BSM, facilitando también la monitorización y el seguimiento de todos los registros a un acontecimiento.

Esta aplicación proporciona una solución eficiente para gestionar el acceso de menores a los acontecimientos, mejorando la experiencia de los usuarios, asegurando el cumplimiento normativo, y optimizando los procesos operativos de BSM.