Tecnología:
Microsoft Power Platform (Power Apps y Power Automate)
Microsoft Sharepoint
BSM
Creación de formularios digitales con las herramientas Microsoft Power Apps para las diferentes unidades de negocio de BSM
BSM es una empresa del Ayuntamiento de Barcelona que nació en 2002 con el objetivo de unificar en una sola sociedad la prestación de servicios municipales.
Actualmente, las actividades que gestiona BSM son variadas e incluyen desde aspectos relacionados con la movilidad, hasta la gestión de instalaciones de referencia dedicadas a la cultura, el ocio y la biodiversidad.
El reto
Las diferentes unidades de negocio de BSM utilizaban papel para llenar diferentes tipos de partes de trabajo. Conocido el compromiso de BSM con el medio ambiente y sus objetivos de desarrollo sostenible (ODS) y el trabajo en una de sus líneas estratégicas para la innovación y la digitalización, querían eliminar el papel y hacer más eficientes los flujos de validación a través de la digitalización de todos los partes y formularios de trabajo de las diferentes unidades de negocio.
BSM proponía que la realización de este proyecto fuera con las posibilidades que ofrece la suite de Microsoft 365, para un aprovechamiento exhaustivo de las soluciones que incorpora esta plataforma, de acuerdo con la estrategia establecida por la unidad corporativa de Sistemas de Información.
Solución
El proyecto de digitalización de las diferentes unidades de negocio de BSM consistió en el desarrollo del conjunto de formularios digitales para el Zoo de Barcelona, Agentes Cívicos y la unidad corporativa de Planificación Estratégica. Asegurar su back office de gestión, los flujos de trabajo y el repositorio de datos por diferentes áreas de BSM, así como el mantenimiento de este y de diversos sitios webs corporativos desarrollados con Microsoft Sharepoint.
La arquitectura propuesta por NexTReT se basa en la plataforma Microsoft 365 y su aplicación de Power Platform. Dentro de Power Platform se utilizarán 2 productos:
• Power Apps: Herramienta para crear formularios SharePoint y Aplicaciones móviles así como portales web.
• Power Automate: Herramienta que facilita la generación de automatismos integrados dentro de la plataforma Office 365 y sus herramientas y aplicaciones activadas.
La propuesta de NexTReT fue generar dentro de la plataforma SharePoint Online los diferentes repositorios de datos para dar soporte a los formularios que se debían crear tanto para el Zoo y Agentes Cívicos como para Planificación Estratégica. Los datos generados por los formularios serían almacenados dentro de las listas de SharePoint distribuidas en diferentes Sitios.
Con Power Apps se crearon las apps necesarias para que los usuarios accedieran vía móvil o tablet a los formularios y pudieran completar o modificar la información de los diferentes registros almacenados. Power Apps también permite compartir la aplicación con un grupo limitado de usuarios y así restringir el acceso solo a aquellos que pueden hacer uso de los datos y de los formularios generados.
Los automatismos que se querían lograr como aprobaciones de datos, revisiones de datos para asegurar los contenido válidos y validados por una persona supervisora se hicieron con Power Automate. La gestión de los validadors se hizo a través de listas de configuración donde se pueden especificar quienes son los usuarios validadores.
A nivel de distribución de la arquitectura de datos, se propuso la creación de un Site para cada una de las secciones de datos y formularios a generar (Zoo, Agentes Cívicos y Planificación Estratégica) y así disponer de una buena separación de los datos que permite una configuración adecuada de los permisos de acceso a los datos, así como a la configuración de los formularios.
El servicio de NexTReT a BSM va acompañado de los mantenimientos preventivos y correctivos de desarrollo e infraestructura de aplicaciones Sharepoint, documentación, servicio de atención del usuario a través de una herramienta de Ticketing y soporte y colaboración con otras áreas de TI.
El servicio de NexTReT a BSM va acompañado de los mantenimientos preventivos y correctivos de desarrollo e infraestructura de aplicaciones Sharepoint, documentación, servicio de atención del usuario a través de una herramienta de Ticketing y soporte y colaboración con otras áreas de TI.

Beneficios
BSM con la incorporación de los formularios digitales ha podido eliminar el papel, un punto muy importante por su compromiso con el medio ambiente, y hacer más eficientes los flujos de validación y procesos de backoffice.
Dispone de varios formularios por las diferentes unidades de negocio que facilitan las tareas diarias de las personas trabajadoras, puesto que lo pueden hacer todo desde un móvil o una tablet.
Ha aumentado la seguridad y el control de acceso a la información debido a los diferentes roles de usuario de los que dispone la plataforma de Sharepoint.
