Cliente:
Empresa multinacional española especializada en el sector farmacéutico y hospitalario con soluciones biofarmacéuticas y sanitarias.
Objetivo:
Disponer de una nueva herramienta para la gestión de Viajes y Eventos de la compañía aprovechando las soluciones de la plataforma M365 corporativa.
Solución:
Microsoft SharePoint Online / Nintex Automation Cloud / Power BI / Base de datos SQL (anexo para report)
Caso de uso “Automatización gestión de viajes y eventos”
Automatización del proceso de gestión de las solicitudes de viajes y eventos de todos los usuarios de una empresa multinacional
Una empresa internacional española con un equipo de miles de personas repartidas en sus diferentes centros de todo el mundo y con la necesidad de realizar gran cantidad de viajes y eventos a lo largo del año, necesitaba disponer de una herramienta que le permitiera gestionar el gran volumen de solicitudes de manera eficiente y sencilla.
Caso de uso “Automatización gestión de viajes y eventos”
Cliente:
Empresa multinacional española especializada en el sector farmacéutico y hospitalario con soluciones biofarmacéuticas y sanitarias.
Objetivo:
Disponer de una nueva herramienta para la gestión de Viajes y Eventos de la compañía aprovechando las soluciones de la plataforma M365 corporativa.
Solución:
Microsoft SharePoint Online / Nintex Automation Cloud / Power BI / Base de datos SQL (anexo para report)
Automatización del proceso de gestión de las solicitudes de viajes y eventos de todos los usuarios de una empresa multinacional
Una empresa internacional española con un equipo de miles de personas repartidas en sus diferentes centros de todo el mundo y con la necesidad de realizar gran cantidad de viajes y eventos a lo largo del año, necesitaba disponer de una herramienta que le permitiera gestionar el gran volumen de solicitudes de manera eficiente y sencilla.
Su necesidad
- La nueva herramienta debía soportar 45.000 solicitudes de viajes por año por parte de más de 1000 usuarios
- Se debían gestionar también las solicitudes de eventos, unos 750 por año
- Dar atención las 24h y que fuese accesible desde cualquier parte del mundo
Solución
La solución técnica propuesta para la creación de la herramienta para la gestión de viajes y eventos, que incluye las actividades de análisis, diseño, construcción e implementación se basa en los siguientes puntos:
- Usabilidad: Conseguir que la solución final para cada requerimiento sea usable y fácil de utilizar para el usuario no técnico.
- Sencillez: Maximizar el uso de las soluciones y características que nos ofrece por defecto SharePoint.
- Robustez: Aportar una solución robusta, que sea fácilmente implantable y escalable.
- Mantenimiento: Minimizar el máximo posible las tareas de mantenimiento que se realicen posteriormente, ya sean en mantenimientos correctivos y / o evolutivos.
- Satisfacción: Elegir la alternativa técnica que a medio / largo plazo que aportará una mayor satisfacción a nuestro cliente, considerando todos los puntos mencionados anteriormente.
- Escalabilidad: Disponer de un portal flexible que disponga de la capacidad de poder ampliarse en cuanto a volumen de datos con un mínimo impacto en el diseño inicial.
La plataforma tecnológica propuesta para la nueva herramienta es Microsoft SharePoint Online junto con Nintex Automation Cloud y Power BI para la elaboración y visualización de los reports del nuevo sistema de información.
¿Cómo funciona la herramienta de solicitud de viajes?
La persona que solicita el viaje lo hace a través de una aplicación de reservas de viajes propia de la empresa, esta solicitud se da de alta en la herramienta de gestión de viajes y eventos desarrollada por NexTReT y se empieza el flujo de aprobaciones tanto a nivel jerárquico como de comité, creación de itinerario, envío de emails y notificaciones automáticos y generación de reports.
Beneficios
- Ahorro de tiempo en la gestión de solicitudes tanto de viajes como de eventos
- Automatización de tareas y avisos
- Integración con sistemas de terceros
- Centralización de toda la información y control del estado de los viajes y los eventos.
- Análisis de los datos y generación de informes para la dirección.
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