Cliente:

Empresa multinacional española especializada en el sector farmacéutico y hospitalario con soluciones biofarmacéuticas y sanitarias.

Objetivo:

Disponer de una nueva herramienta para la gestión de Viajes y Eventos de la compañía aprovechando las soluciones de la plataforma M365 corporativa.

Solución:

Microsoft SharePoint Online / Nintex Automation Cloud / Power BI / Base de datos SQL (anexo para report)

Caso de uso “Automatización gestión de viajes y eventos”

Automatización del proceso de gestión de las solicitudes de viajes y eventos de todos los usuarios de una empresa multinacional

Una empresa internacional española con un equipo de miles de personas repartidas en sus diferentes centros de todo el mundo y con la necesidad de realizar gran cantidad de viajes y eventos a lo largo del año, necesitaba disponer de una herramienta que le permitiera gestionar el gran volumen de solicitudes de manera eficiente y sencilla.

Caso de uso “Automatización gestión de viajes y eventos”

Cliente:

Empresa multinacional española especializada en el sector farmacéutico y hospitalario con soluciones biofarmacéuticas y sanitarias.

Objetivo:

Disponer de una nueva herramienta para la gestión de Viajes y Eventos de la compañía aprovechando las soluciones de la plataforma M365 corporativa.

Solución:

Microsoft SharePoint Online / Nintex Automation Cloud / Power BI / Base de datos SQL (anexo para report)

Automatización del proceso de gestión de las solicitudes de viajes y eventos de todos los usuarios de una empresa multinacional

Una empresa internacional española con un equipo de miles de personas repartidas en sus diferentes centros de todo el mundo y con la necesidad de realizar gran cantidad de viajes y eventos a lo largo del año, necesitaba disponer de una herramienta que le permitiera gestionar el gran volumen de solicitudes de manera eficiente y sencilla.

Su necesidad

  • La nueva herramienta debía soportar 45.000 solicitudes de viajes por año por parte de más de 1000 usuarios
  • Se debían gestionar también las solicitudes de eventos, unos 750 por año
  • Dar atención las 24h y que fuese accesible desde cualquier parte del mundo

Solución

La solución técnica propuesta para la creación de la herramienta para la gestión de viajes y eventos, que incluye las actividades de análisis, diseño, construcción e implementación se basa en los siguientes puntos:

  • Usabilidad: Conseguir que la solución final para cada requerimiento sea usable y fácil de utilizar para el usuario no técnico.
  • Sencillez: Maximizar el uso de las soluciones y características que nos ofrece por defecto SharePoint.
  • Robustez: Aportar una solución robusta, que sea fácilmente implantable y escalable.
  • Mantenimiento: Minimizar el máximo posible las tareas de mantenimiento que se realicen posteriormente, ya sean en mantenimientos correctivos y / o evolutivos.
  • Satisfacción: Elegir la alternativa técnica que a medio / largo plazo que aportará una mayor satisfacción a nuestro cliente, considerando todos los puntos mencionados anteriormente.
  • Escalabilidad: Disponer de un portal flexible que disponga de la capacidad de poder ampliarse en cuanto a volumen de datos con un mínimo impacto en el diseño inicial.

La plataforma tecnológica propuesta para la nueva herramienta es Microsoft SharePoint Online junto con Nintex Automation Cloud y Power BI para la elaboración y visualización de los reports del nuevo sistema de información.

¿Cómo funciona la herramienta de solicitud de viajes?

La persona que solicita el viaje lo hace a través de una aplicación de reservas de viajes propia de la empresa, esta solicitud se da de alta en la herramienta de gestión de viajes y eventos desarrollada por NexTReT y se empieza el flujo de aprobaciones tanto a nivel jerárquico como de comité, creación de itinerario, envío de emails y notificaciones automáticos y generación de reports.

Beneficios

  • Ahorro de tiempo en la gestión de solicitudes tanto de viajes como de eventos
  • Automatización de tareas y avisos
  • Integración con sistemas de terceros
  • Centralización de toda la información y control del estado de los viajes y los eventos.
  • Análisis de los datos y generación de informes para la dirección.

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