Ayuntamiento de Alcobendas

El Ayuntamiento de Alcobendas tiene como objetivo abordar el impulso de Microsoft 365 como Framework de colaboración digital para la organización, que permitiera optimizar el licenciamiento contratado y sentar las bases de mejora en los siguientes ámbitos:

• Optimizar el uso de las herramientas de Microsoft 365
• Implantar mejores prácticas para el uso de Microsoft Teams
• Implementar la gestión documental con SharePoint
• Incorporar soluciones avanzadas con Power Platform
• Aprovechar las nuevas capacidades de la IA

El Ayuntamiento de Alcobendas quería realizar la transformación digital a través de las herramientas de productividad de uso diario para mejorar el desempeño, la motivación interna y proyectar una imagen más moderna.

El Ayuntamiento de Alcobendas confía en NexTReT para desarrollar e implementar un plan de adopción y gestión del cambio para impulsar el uso de Microsoft 365 en toda la organización, impartir formación en Microsoft 365 y gestión del cambio y prestar soporte en la resolución de dudas y funcionalidades de los productos Microsoft 365.

El número de empleados del Ayuntamiento de Alcobendas incluidos en este proyecto es de 1.400 usuarios y se plantea una implementación en fases bien diferenciadas y definidas por hitos concretos.

Fase 1. Concebir

Se identifican y priorizan los escenarios, mientras se aprende, a la vez, sobre los recursos disponibles y se planifica la implementación. Se establecen los objetivos, lo que permite medir el éxito.
Se identifican cuatro grupos clave que conectarán la tecnología y los resultados que son importantes para el Ayuntamiento.

1. Patrocinadores ejecutivos:
   Comunican la visión y los valores de alto nivel de Microsoft 365 a la empresa.
2. Responsables del éxito:
   Aseguran que los objetivos se orientan a ayudar a las personas a usar y obtener valor de la nueva solución. Se ha trabajado en la identificación y selección de un conjunto de personas representativas de distintas Áreas del Ayuntamiento.
3. Primeros usuarios:
   Participantes adecuados para el Programa de adopción temprana, clave para obtener información valiosa e informar el lanzamiento en toda la organización.
4. Champions:
   Promueven y ayudan a entrenar a sus equipos en las nuevas formas de trabajo. Crean conciencia, comprensión y compromiso en toda la organización.

La interlocución con los integrantes de todos los equipos definidos se gestiona desde el equipo de Microsoft Teams creado para el proyecto con el objetivo de garantizar el trabajo colaborativo. Con todos los equipos definidos se llevan a cabo diferentes sesiones de control para analizar en todo momento el estado de salud del proyecto.

Fase 2. Incorporar

Se trabaja con las principales partes interesadas para crear y lanzar su plan de adopción. Se prepara el entorno y se prueba su enfoque de adopción.

• Se usan comentarios para realizar ajustes antes de escalar a la empresa.
• Se crea el plan de adopción.
• Se lanza para los primeros usuarios.
• Se ajusta el plan.

1. Concienciar a través del compromiso del usuario final
   Los responsables del éxito aseguran que los objetivos de negocio se determinen al ayudar a las personas a usar y obtener valor de la nueva solución de Microsoft 365, mediante comunicaciones y eventos de participación.
2. Incorporar historias de éxito
   A lo largo de la implementación los miembros del equipo del proyecto y los expertos identifican ejemplos que demuestren colaboración y trabajo en equipo entre las diferentes funciones.
3. Desarrollo de la estrategia de comunicación
   Se desarrolla una estrategia de comunicación que genere conciencia y entusiasmo antes, durante el lanzamiento y a lo largo del desarrollo del proyecto.
   Se ha generado un Plan de Comunicación pertinente, elaborado en función del riesgo del proyecto.
4. Creación de la estrategia de capacitación
   La estrategia de capacitación desarrollada se basa en centrarse en el por qué está sucediendo el cambio, el uso de escenarios de trabajo reales, utilizar varios formatos, reforzar la capacitación como capacitación bajo demanda y sesiones de trucos y mejores prácticas.
5. Crear una comunidad de expertos sostenible
   Los responsables del éxito aseguran que los objetivos de negocio se determinan al ayudar a las personas a usar y obtener valor de la nueva solución Microsoft 365.
6. Crear y lanzar la estrategia del Programa de adopción temprana
   El Programa de adopción temprana brindó al Ayuntamiento las perspectivas que lo ayudan a implementar Microsoft 365 en todos los usuarios. Se ha desarrollado un piloto como simulacro, entre un grupo representativo, que lo ayuda a preparase para el lanzamiento a gran escala.
7. Por qué es importante este programa
   Este piloto permitió al Ayuntamiento de Alcobendas el poder evaluar en primera persona el impacto de este, los beneficios que incorpora, el ajustarlo y posteriormente, decidir extrapolarlo al resto de las personas trabajadoras el Ayuntamiento.
8. Usar los comentarios de los primeros usuarios para ajustar el enfoque de adopción
   Los comentarios de los primeros usuarios se han empleado para revisar los planes de comunicación, capacitación y retroalimentación. Se ajusta el enfoque general en función de los comentarios recibidos.

Fase 3. Generar valor

La implementación a escala completa y el éxito empresarial dependen del uso y la satisfacción. Esto requiere planificación a través de las fases Concebir e Incorporar, además de una excelencia operativa continua.

1. Realizar un seguimiento de los KPI y la adopción del usuario final
   Una vez adoptado el cambio, se realizó el seguimiento de los KPI (indicadores clave de rendimiento) y se comprobó si el Ayuntamiento los cumplía. Se coordinó la generación de encuestas de satisfacción que ayudaron a comprender el conocimiento y el sentimiento de los usuarios hacia la nueva solución Microsoft 365.
2. Acceder a informes y herramientas de seguimiento
   Microsoft 365 proporciona informes disponibles para ver rápidamente las métricas de adopción. Estos informes permiten medir los criterios de éxito e identificar áreas de mejora.